La procrastinación es un problema que afecta cada vez a más personas, tanto en su vida privada como profesional. De hecho, según un estudio realizado por Randstad en 2020, el 73 % de los españoles tiene la costumbre de posponer tareas importantes, el 43 % al menos una vez a la semana y el 15 % diariamente. Las cifras son alarmantes, pero ¿cómo dejar de procrastinar?
En este artículo, abordamos este fenómeno y compartimos algunos trucos útiles para mejorar la productividad de nuestras empresas.
¿Qué es procrastinar?
Es imposible luchar contra un enemigo desconocido. Por eso, lo primero es saber qué significa procrastinar. Esta palabra proviene del término latino procrastinare, cuyo significado literal es “diferir hasta mañana”.
Se trata del acto de posponer o aplazar tareas o acciones que deberían hacerse en el presente. El motivo es que, en su lugar, se realizan otras actividades que son más gratificantes o menos desafiantes.
El mismo estudio de Randstad, reveló que el uso excesivo de dispositivos electrónicos es una de las principales causas de la procrastinación en España. El 40 % de los encuestados admitió posponer tareas debido a la distracción causada por los dispositivos.
El resultado es una disminución de la productividad y la eficiencia, así como del éxito laboral. En última instancia, la procrastinación genera culpabilidad y estrés, lo que acrecienta aún más el problema.
Ejemplos de procrastinar
La procrastinación se produce, incluso, cuando sabemos que esto puede tener consecuencias negativas en nuestro desempeño laboral o en nuestra vida laboral. Algunos de los ejemplos más frecuentes son:
- Postergar la realización de un informe importante porque nos ponemos a revisar los correos electrónicos no urgentes.
- Pasar tiempo en las redes sociales en vez de completar una tarea asignada.
- Deferir una llamada telefónica difícil por “falta de tiempo” mientras realizamos otras tareas menos importantes en su lugar.
- Dejar para el último minuto la preparación de una presentación, lo que puede resultar en un trabajo de peor calidad.
Aunque no todas las formas de aplazamiento son perjudiciales, porque algunas pueden ser el resultado de la priorización de tareas más importantes, hay que tener cuidado. Aprender a detectar estas acciones es el primer paso para evitar procrastinar en el trabajo.
Trucos para no procrastinar
Una vez que está detectado el problema y conocemos al enemigo, ¿cómo podemos dejar de procrastinar? A continuación, mencionamos algunos trucos para lograrlo. Poniéndolos en práctica, es más fácil sustituir la costumbre de diferir tareas por el enfoque en las actividades más importantes.
Establecer metas claras y realistas
Los objetivos SMART nos proporcionan una dirección clara y nos ayudan a concentrarnos en las tareas que de verdad importan. Estos objetivos deben ser específicos (Specific), medibles (Measurable), alcanzables (Achievable), realistas (Realistic) y de duración limitada (Time-bound). Al establecer metas realistas, evitamos abrumarnos y procrastinar.
Priorizar tareas
Identificar las tareas importantes y urgentes evita que perdamos tiempo en tareas menos significativas. Para esto, la matriz de Eisenhower puede ser muy útil.
Dividir proyectos grandes en tareas más pequeñas
Desglosar los proyectos en tareas manejables reduce la sensación de agobio y nos permite progresar de manera constante hacia los objetivos.
Eliminar distracciones
Crear un entorno de trabajo sin distracciones nos mantiene enfocados. Esto puede incluir silenciar los dispositivos móviles, cerrar pestañas no relacionadas con el trabajo o establecer periodos específicos para revisar los correos y las redes.
En este punto, recordemos que los dispositivos móviles son uno de los principales distractores, precursores de la procrastinación. Mantenerlos a raya evitará que formemos parte de ese 40 % de la población española que procrastina por su culpa.
Establecer plazos y programar el tiempo
Asignar un plazo específico para cada tarea y programar el tiempo en el calendario nos mantiene enfocados y responsables. La técnica Pomodoro es muy útil al aplicar este truco para evitar la procrastinación.
Fomentar la autoconciencia y la reflexión
Reconocer cuándo y por qué procrastinamos es el primer paso para abordar este comportamiento con éxito. Reflexionar nos permite identificar patrones de procrastinación y desarrollar estrategias para superarlos.
Recompensar el trabajo bien hecho
Establecer recompensas por terminar un trabajo importante puede darnos la motivación necesaria para evitar la procrastinación. Esto puede incluir, por ejemplo, tomar un café, un descanso o disfrutar de una actividad de ocio que sea gratificante.
Al poner en práctica estos tips, podemos reducir la procrastinación, uno de los mayores enemigos del trabajo y la productividad. Quitando esta piedra de tropiezo demostraremos una vez más la fortaleza y el compromiso que caracteriza a las empresas castellonenses.
